Об автоматизации бизнеса слышали многие руководители, о том, что это прогрессивно, современно, высокотехнологично, помогает сократить затраты и четче контролировать сотрудников. А что это такое, и, как говорится, «с чем его едят», представляют далеко не все.

Что это такое вообще?
Автоматизированная система управления бизнес-процессами — это комплекс ИТ-решений, специальных программ, которые повышают эффективность взаимодействия между службами и отдельными сотрудниками, исключают ошибки, связанные с человеческим фактором, упрощают документооборот и отчетность, а так же хранят всю информацию в единой базе данных. Для примера можно привести широко известные в нашей стране программные продукты фирмы 1С. Но, сфера бизнеса очень разнообразна, так же разнообразны и программы для автоматизации разных областей деятельности. Это и вендинговые автоматы, которые автоматически продают товар, и системы удаленного контроля выездных сотрудников, например, установщиков окон или прорабов на стройке. Но у всего разнообразия этих программных пакетов есть в целом схожий принцип, одинаковые основные составные компоненты.

Что включает?
Общая база данных. Данные, информация — ценный актив любой организации, поэтому их нужно правильно хранить и использовать. Чем каждый раз думать, где хранится та или иная информация, у какого сотрудника ее получить, на каком компьютере она лежит, лучше обратиться к единой базе данный клиентов, контактов, сотрудников, счетов. Не все данные нужны для работы определенного сотрудника, поэтому важно организовать ограниченный доступ, это нужно не только для безопасности, но и для того, чтобы не засорять внимание сотрудников ненужной ему информацией. Параметры доступа тоже лучше настроить, например, сотрудник видит определенные данные, но не может их редактировать, другой может исправить, но не может удалить.
Не менее важная часть — бизнес-процессы — это действия, которые во время работы выполняют сотрудники и взаимодействия между ними. Каждый руководитель знает, что они должны быть четко регламентированы, чтобы не возникло путаницы, а еще лучше, чтобы эти процессы происходили автоматически. Рассмотрим такой пример: оператор принимает заявку, отправляет менеджеру, тот оформляет документы, тот передает бухгалтерии для получения оплаты и после этого заказ поступает в производство, после чего менеджер отдает его клиенту. Автоматизация этой схемы позволяет добиться четкости и сократить внутренний документооборот.
Кстати, о документах. Их создание тоже может быть упрощено. Типовые документы, которыми пользуется компания могут храниться в виде шаблонов, в которые автоматически подставляются данные из общей базы. Так как все процессы, расчеты, документы фиксируются в электронном виде, система позволяет мгновенно сгенерировать отчет в любое время. Так контроль руководителя за работой предприятия становится более полным.

Как работает?  
Например, в сфере общепита автоматизация бизнеса может работать так: в базе данный содержится весь список блюд с количеством всех ингредиентов. Официант вводит через планшет заказанные посетителями блюда. Чеки тут же распечатываются на кухне и в баре. Повора и бармены готовят заказ в соответствии с калькуляцией блюда. Программа автоматически списывает с различных складов предприятия нужные ингредиенты. Таким образом, время прохождения заказа минимизируется, всегда можно сравнить фактическое количество продуктов на складе с отчетами системы.

Где купить?
На рынке сейчас довольно много готовых решений для тех или иных сфер бизнеса. Как правило, программное решение может быть оптимизировано под конкретную фирму. Так же есть компании, которые занимаются созданием таких программных продуктов на заказ. Такими услугами, как правило, пользуются крупные компании.

ИА «МариМедиа». При использовании материала гиперссылка обязательна.